先看重點
- 紀錄應記載：會議屆次、時間、地點、主席、出席及列席人員、報告事項、討論事項及決議、臨時動議及決議。
- 由主席及紀錄人員分別簽署，並發給出席及列席人員；相關文件建議保存 5 年。
- 延長工時等同意案，決議要寫清楚範圍、上限與期間，並記錄表決結果。
- 不得記載未提案的決議、不得有未出席者簽名，更不得事後補寫或變造。
勞資會議紀錄必須記載的事項
依勞資會議實施辦法及勞動部說明，會議紀錄應記載下列事項：
- 會議屆、次數
- 會議時間
- 會議地點
- 主席
- 出席、列席人員姓名
- 報告事項
- 討論事項及決議
- 臨時動議及決議
紀錄應由主席及紀錄人員分別簽署，並發給出席及列席人員。勞動部建議，會議相關文件（開會通知、簽到表、選舉紀錄、會議紀錄）保存 5 年，與工資清冊、出勤紀錄的保存年限一致，方便日後查核。
延長工時同意案，決議怎麼寫
勞資會議紀錄最常被檢查的，是延長工時（第 32 條）與變形工時（第 30 條、第 30 條之 1）的同意。決議寫得太簡略，例如只寫「同意加班」，很難證明同意的範圍。建議至少寫清楚：
- 適用範圍：哪些單位、哪些職務
- 延長工時上限：每日、每月、每三個月的上限（如每月 46 小時內，或依第 32 條第 2 項但書調整至 54 小時、三個月 138 小時內）
- 適用期間與檢討方式
- 表決方式與結果：協商達成共識，或出席代表四分之三以上同意
決議範例（示意）：本公司生產部、物流部因應訂單需求，得延長勞工工作時間。每日正常工時連同延長工時不超過 12 小時，每月延長工時不超過 46 小時。本決議自通過日起實施，於每季定期會議檢討。（經勞資雙方代表協商達成共識）
提醒：勞資會議同意是公司實施延長工時的程序要件，個別勞工仍有同意與否的權利；加班費仍須依第 24 條計給，出勤紀錄也要能對應實際加班時數。
勞資會議紀錄最常見的錯誤
| 錯誤 | 為什麼有問題 |
|---|---|
| 勞資雙方出席未過半仍做成決議 | 出席人數不符規定，決議效力有疑慮 |
| 簽到表有未出席者的簽名 | 紀錄真實性被質疑，可能衍生其他法律責任 |
| 紀錄上出現未提案的決議 | 未經提案與討論程序 |
| 只有一份年度紀錄，卻要證明每季開會 | 定期會議至少每 3 個月一次 |
| 勞方代表是指定的，沒有選舉紀錄 | 代表正當性不足，影響同意效力 |
| 勞檢前才補寫 | 補寫、變造紀錄的風險遠大於承認缺漏後改善 |
勞資會議紀錄範本
以下是紀錄的基本架構，可依公司實際情況調整：
| 會議名稱 | ○○股份有限公司 第○屆第○次勞資會議紀錄 |
|---|---|
| 時間 | 民國○年○月○日（星期○）○時○分 |
| 地點 | 本公司○樓會議室（或視訊，並載明方式） |
| 主席 | ○○○（勞方／資方代表） |
| 紀錄 | ○○○ |
| 出席人員 | 勞方代表：○○○、○○○…（應出席○人，實到○人） 資方代表：○○○、○○○…（應出席○人，實到○人） |
| 列席人員 | ○○○（職稱） |
| 報告事項 | 一、上次會議決議執行情形 二、勞工人數動態與業務概況 三、福利與工作環境改善情形 |
| 討論事項 | 案由一：（例）擬請同意本公司延長勞工工作時間案 說明：… 決議：…（協商達成共識／出席代表四分之三以上同意，表決結果○票） |
| 臨時動議 | 無／案由及決議 |
| 散會 | ○時○分 |
| 簽署 | 主席：＿＿＿＿ 紀錄：＿＿＿＿ |
會議後還要做什麼
- 將紀錄發給出席及列席人員，決議分送工會及有關部門辦理。
- 同意事項落實到排班、加班申請與出勤紀錄。
- 保存開會通知、簽到表、紀錄與選舉資料。
- 在下一次會議報告上次決議的執行情形。
常見問題
勞資會議紀錄要送主管機關嗎？
依辦法須報主管機關備查的是勞資會議代表（含候補）名單；會議紀錄由事業單位保存並發給出席人員，勞動檢查時應能提出。
紀錄可以用電子檔保存嗎？
可以電子方式保存，但簽署需能辨識與驗證，建議保存簽署後的掃描檔與原始紙本。
勞方代表不同意加班，怎麼辦？
無法達成共識時，須出席代表四分之三以上同意。若仍無法通過，就不能依該決議實施延長工時；可以檢討排班、人力或條件後再提案。
參考資料（查核日 2026-11-04）
本文為一般性法規資訊整理，條文與函釋可能修正，個案適用需視實際事實判斷，不構成法律意見。如需針對貴公司狀況評估，歡迎預約諮詢。